Avis relatif à la protection des renseignements personnels

1. Pourquoi cet avis ?

 

Cet avis relatif à la protection des renseignements personnels (l’« Avis ») décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par Relief afin de protéger les renseignements personnels qui sont recueillis dans le cadre de ses activités.[1]

 

2. Quels renseignements personnels collectons-nous et à quelles fins ?

Relief collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités, incluant :

  • des renseignements relatifs à votre identité (nom, prénom, identité de genre);
  • des renseignements de contact (numéro de téléphone, adresse courriel, etc.);
  • des renseignements relatifs au recrutement;
  • des renseignements relatifs à la facturation;
  • des renseignements relatifs aux services que nous vous fournissons;
  • des renseignements qui nous sont fournis par les membres de Relief ou que nous produisons pour le compte de ceux-ci dans le cadre de notre prestation de services;
  • des renseignements sur l’utilisation de notre site Web et d’autres renseignements techniques;
  • des renseignements sur le marketing et vos préférences de communication, y compris des commentaires et réponses à des sondages.

 

Relief collecte utilise et communique vos renseignements personnels aux fins auxquelles vous avez consenties ou permises par la loi. Les fins pour lesquelles Relief collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte, par exemple au moment où une personne complète son inscription aux services de soutien. Vous pourrez également être informés de ces fins sur demande. La liste ci-dessous décrit de manière générale, mais sans s’y limiter, les fins pour lesquelles Relief collecte vos renseignements personnels, à savoir pour :

 

  • Fournir nos services de soutien;
  • Gérer les abonnements pour devenir membre;
  • Gérer et administrer la collecte de dons;
  • Faciliter l’utilisation de nos sites Web et s’assurer que le contenu est pertinent et présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre appareil;
  • Fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de ceux-ci et des invitations à des séminaires et évènements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements;
  • À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos membres en matière de service et de marketing et élaborer nos services et nos offres;
  • Gérer la relation avec les bénévoles;
  • Gérer la relation avec les candidats à l’emploi;
  • Communiquer avec vous par la poste ou par courriel et répondre à toute communication que nous recevons de votre part;
  • Communiquer du contenu promotionnel et informatif;
  • Gérer le site Web et les services en ligne;
  • Proposer des publicités ciblées;
  • Confirmer l’identité et vérifier l’exactitude des renseignements personnels fournis dans les demandes et propositions et les mettre à jour;
  • Rencontrer nos obligations réglementaires et légales;
  • Assurer la sécurité de nos communications et de nos systèmes pour prévenir les menaces de sécurité et les détecter.

 

3. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils collectés ?

3.1. Directement auprès de vous

La plupart des renseignements personnels que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment, lorsque vous :

  • Communiquez avec nous (en personne, par téléphone, par courriel, etc.);
  • Souscrivez aux services de Relief;
  • Remplissez nos formulaires de dons;
  • Faites des demandes spécifiques à Relief;
  • Fournissez des commentaires ou répondez à des sondages.

 3.2. Auprès de tiers

Relief peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l’autorise à les collecter ainsi.

 3.3. Par l’entremise de nos sites Web et services en ligne

Relief est également susceptible de recueillir des renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web.

 

Sous réserves des exigences applicables relativement au consentement à la collecte par l’entremise d’un service ou d’une solution technologique, l’adresse IP utilisée par votre appareil pour vous connecter est automatiquement collectée lorsque vous accédez au site Web de Relief. 

 

Relief et certains de ses réseaux publicitaires partenaires peuvent également recueillir d’autres renseignements concernant l’utilisation qui est faite de son site Web, et ce, par l'utilisation de fichiers témoins communément appelés « cookies ». Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l’utilisateur de notre site lorsqu’il y accède et lorsqu’il passe d’une page à l’autre. Relief et le cas échéant, ses réseaux publicitaires partenaires, utilisent ces fichiers témoins afin d’identifier les personnes qui manifestent un intérêt particulier pour certaines pages de ses sites Web et ce, à des fins de ciblage publicitaire. Il peut ainsi afficher des publicités spécifiques, notamment sous forme de bannières, sur d’autres sites Web visités par vous.

 

4. Sous quelle condition pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels ?

Relief collecte, utilise et communique vos renseignements personnels à la condition d’avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables, ou sans votre consentement, dans certains cas prévus par la loi, tel que dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle.

 

Vous pourrez retirer, en tout temps, votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient utilisés par Relief dans le but de vous fournir des offres personnalisées ou des recommandations sur ses produits et services ou pour des finalités secondaires. Si telle est votre volonté, Relief cessera de les utiliser à cette fin.

 

En qui ce a trait aux finalités primaires, telles que la gestion et l’administration de nos services, il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement pour des raisons contractuelles ou légales ou sans mettre fin à votre contrat dans les cas qui le permettent.   

 

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

 

5. À qui sont communiqués vos renseignements personnels?

 Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel de Relief qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

 

Relief est susceptible de communiquer aussi vos renseignements personnels à des partenaires ou à des fournisseurs de services dans le cadre de l’exécution de contrats de services qui s’inscrivent dans les finalités décrites ci-dessus, ou à des autorités publiques en vertu de la loi. Les catégories de tiers à qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels sont les suivants :

 

  • Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
  • Nos fournisseurs de services, dont les fournisseurs de services publicitaires et les prestataires de solutions technologiques;
  • Les autorités de poursuite criminelle et pénale, si nous détenons des renseignements personnels à l’égard d’une personne qui a commis une infraction et dont les renseignements personnels sont nécessaires afin d’exercer une poursuite contre elle;
  • À la Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi telles que, les autorités en valeurs mobilières, les organismes d’autoréglementation et le centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada.

 

6. Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps ?

Relief a recours à des installations et à des prestataires de services permettant d’assurer la conservation de vos renseignements personnels de façon sécuritaire de façon à préserver leur confidentialité.

 

Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains prestataires de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Relief valide au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et prévoit des engagements contractuels en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information afin d’assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels.

 

Relief conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut justifier parfois des durées de conservation plus longues. La destruction ou, dans les cas où une fin sérieuse y donne ouverture, l’anonymisation, sont effectués de façon sécuritaire.

 

7. Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos renseignements personnels ?

Relief applique des mesures de sécurité qui sont proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels et qui permettent de les protéger contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée, conformément à la législation applicable. Les mesures de sécurité appliquées par Relief sont notamment :

 

  1. Des mesures administratives, telles que la mise en place d’un cadre de protection des actifs informationnels, une vérification continuelle de l’évolution des menaces de sécurité à l’égard de vos renseignements personnels ainsi que le déploiement récurrent d’activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels pour les employés de Relief.

 

  1. Des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux de Relief et la mise en place de mots de passe ou de mécanismes d’authentification à double facteurs pour accéder aux équipements informatiques, systèmes et réseaux internet de Relief.

 

  • Des mesures techniques, telles que la restriction des accès à vos renseignements personnels en appliquant le principe du « besoin de savoir », c’est-à-dire en limitant l’accès seulement aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, la mise en place d’alertes en cas d’évènements suspects ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.

 

Même si Relief déploie une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

 

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

 Relief respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :

 

Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pourrez consulter les renseignements personnels que Relief a collecté sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivants la date de réception de votre demande écrite à Relief.

 

Retrait du consentement : Vous pourrez retirer votre consentement, dans les cas qui le permettent, à ce que vos renseignements personnels soient utilisés par Relief. Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous à la fin de la présente politique de confidentialité.    

 

Portabilité : Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés sur vous. Si vos renseignements personnels ont été informatisés et en l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander qu’ils vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

 

Plainte : Toute question à l’égard de vos renseignements personnels ou plainte à la suite du non-respect des principes énoncés dans la présente politique de confidentialité devra être transmise par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.  

 

9. Que faire si j’ai une question ou si je désire déposer une plainte au sujet de mes renseignements personnels?

Toutes questions à l’égard de vos renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans l’Avis devront être acheminées au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

 

10. Qui est responsable d’assurer la protection de mes renseignements personnels au sein de Relief ?

 Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

 

Les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :

 

Adresse postale : Responsable de la protection des renseignements personnels, 418 rue Sherbrooke Est, bureau 300, Montréal (Québec), H2L 1J6

 Adresse courriel : [email protected]

 

11. Cet avis peut-il être modifié et si oui, est-ce que j’en serai avisé ?

Relief peut périodiquement modifier le contenu de cet Avis. Le cas échéant, un avis sera affiché sur le site internet de Relief et au sein de nos outils de communication.

 

[1] Cet avis ne s'applique pas aux employés et autres membres du personnel de Relief, incluant les responsables locaux qui sont par ailleurs visés par une politique interne.